Hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân đơn giản, nhanh chóng

* Thông tin bài viết chỉ mang tính tổng hợp và tham khảo tại thời điểm chia sẻ, không phải ý kiến chuyên gia

Có bắt buộc phải đăng ký mã số thuế cá nhân không?

Theo quy định pháp luật Việt Nam, người dân bất kể thu nhập nhiều ít, miễn có thu nhập tiền công, đều phải được các doanh nghiệp đăng ký mã số thuế cá nhân trước khi quyết toán thuế. Những người lao động không được đăng ký mã sẽ mất nhiều quyền lợi như: không được nhà nước giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, không được hoàn lại thuế nộp thừa, phải tự mình quyết toán thuế thu nhập,...

Bên cạnh đó, theo thông tư 166/2013/TT-BTC, những doanh nghiệp không đăng ký mã số cho nhân viên sẽ bị phạt tiền lên đến 2.000.000 đồng:

• Cảnh cáo những doanh nghiệp đăng ký mã thuế quá thời hạn dưới 10 ngày.
• Phạt 700.000 - 1.000.000 đồng nếu doanh nghiệp đăng ký thuế quá thời hạn dưới 30 ngày; nếu có lý do giảm nhẹ, mức phạt tối thiểu là 400.000 đồng.
• Phạt 1.400.000 - 2.000.000 đồng nếu doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân quá hạn trên 30 ngày.

Trường hợp nào cần đăng ký mã số thuế cá nhân?

Đăng ký mã số thuế cá nhân và thực thi đóng thuế đầy đủ là nghĩa vụ và quyền của công dân nhằm đảm bảo nguồn thu cho nhà nước và phúc lợi xã hội cho cư dân. Những cá nhân cần có mã thuế bao gồm:

Người có thu nhập thuộc trường hợp đóng thuế Tài Chính Cá Nhân

Thuế Tài Chính Cá Nhân là khoản thuế mà người lao động phải trích một số % tiền lương của mình để nộp vào ngân sách Nhà nước. Theo nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 - quy định mới về Luật Thuế ban hành 6/2020, những người có thu nhập từ 11 triệu/ tháng sẽ phải đóng thuế thu nhập cá nhân.

Người có người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Theo quy định giảm trừ gia cảnh cho những người phụ thuộc tại điều 9 thông tư 111/2013/TT-BTC, người nộp thuế sẽ được giảm trừ gia cảnh cho những người phụ thuộc nếu đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế trước đó.

Đối với các cá nhân phụ thuộc, nếu người nộp thuế chưa đăng ký mã số thuế và đã có kê khai giảm trừ gia cảnh, cơ quan nhà nước sẽ có trách nhiệm cấp mã thuế cho người phụ thuộc theo thông tin trên tờ khai đăng ký giảm trừ gia cảnh từ cá nhân nộp thuế. Theo chính sách mới nhất từ nghị định 954/2020/UBTVQH14 ban hành năm 2020, mỗi người phụ thuộc sẽ được giảm trừ gia cảnh 4,4 triệu/ tháng.

Người đại diện đứng đầu một tổ chức kinh doanh

Những người đứng đầu tổ chức kinh doanh bắt buộc phải làm thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân. Mã số thuế của cá nhân đại diện nhóm kinh doanh sẽ được dùng để kê khai thuế GTGT, thuế tiêu thụ và nhiều loại thuế khác của cả tổ chức và thuế thu nhập của riêng mình.

>>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn cách tính thuế thu nhập cá nhân mới nhất 2022

Thời gian và địa điểm đăng ký mã số thuế cá nhân

• Đăng ký mã số thuế cá nhân khi nào?

Theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, Điều 33, Khoản 3, người đứng đầu tổ chức có nghĩa vụ đăng ký mã số thuế cá nhân cho người nhận thu nhập trước 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động, nếu người lao động chưa có mã thuế. Tương tự, nếu cá nhân tự đăng ký thuế trực tiếp với các cơ quan Thuế hoặc đăng ký online, thời hạn đăng ký là dưới 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động.

• Đăng ký mã số thuế cá nhân ở đâu?

Về địa điểm nộp mẫu đăng ký mã số thuế cá nhân, người lao động cần nộp hồ sơ đăng ký mã thuế một cơ quan chi trả thu nhập. Nếu cá nhân nộp hồ sơ tại nhiều cơ quan, ủy quyền sẽ đăng ký mã thuế tại một cơ quan duy nhất.

Nếu các cá nhân không nộp hồ sơ đăng ký thuế qua cơ quan chi trả thu nhập, hồ sơ nên được nộp tại:

• Cục thuế nơi làm việc (đối với những người làm cho Lãnh sự quán Việt Nam, Đại sứ quán hay các công ty Quốc tế)
• Cục thuế nơi làm việc (đối với những người có thu nhập từ những tổ chức nước ngoài)
• Chi cục Thuế khu vực (đối với những người đăng ký mã thông qua hồ sơ khai thuế)
• Chi cục Thuế khu vực (đối với những trường hợp còn lại)

Có những cách đăng ký mã số thuế cá nhân nào?

Những người lao động chưa có mã thuế có thể lựa chọn 1 trong 3 cách đăng ký mã số thuế cá nhân đơn giản và nhanh chóng dưới đây:

Đăng ký mã số thuế cá nhân thông qua nơi chi trả thu nhập

• Hồ sơ đăng ký cấp mã số thuế cá nhân

Hồ sơ đăng ký thông qua nơi chi trả thu nhập bao gồm: giấy ủy quyền đăng ký mã và bản sao Chứng minh Nhân dân còn hiệu lực (đối với người Việt Nam)/ bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực (đối với người nước ngoài hoặc người Việt nam sinh sống ở nước ngoài).

• Các bước đăng ký mã số thuế cá nhân thông qua nơi chi trả thu nhập

Bước 1: Người lao động nộp hồ sơ cho một hoặc nhiều cơ quan chi trả thu nhập.

Bước 2: Doanh nghiệp chi trả thu nhập cho người nộp hồ sơ sẽ tổng hợp thông tin của người lao động vào tờ khai đăng ký mã thuế theo mẫu số 05-ĐK-TCT. Đơn vị có trách nhiệm nộp tờ khai trực tiếp tại cơ quan thuế khu vực.

Bước 3: Người lao động nhận mã số từ doanh nghiệp nơi nộp hồ sơ.

Với những trường hợp cá nhân nộp thuế thu nhập tại nhiều doanh nghiệp, cá nhân sẽ ủy quyền đăng ký thuế tại chỉ một cơ quan chi trả thu nhập để nhận mã thuế. Người lao động có nghĩa vụ thông báo mã thuế của mình cho các cơ quan khác để kê khai thuế sau này.

Đăng ký mã số thuế cá nhân online

• Đăng ký MST cá nhân trên trang thuedientu.gdt.gov.vn

Đây là cách đăng ký mã số thuế cá nhân online phổ biến nhất, chỉ với 4 bước chính.

Bước 1: Truy cập vào website thuedientu.gdt.gov.vn thuộc Cổng thuế điện tử Tổng cục Thuế Bộ Tài chính. Chủ cơ quan chọn “doanh nghiệp” rồi đăng nhập vào hệ thống.

Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, người đứng đầu doanh nghiệp chọn mục “đăng ký thuế” cạnh nút “Home” rồi bấm “thay đổi thông tin đăng ký thuế” và chọn hồ sơ 05-ĐK-TH-TCT.

Bước 3: Chủ doanh nghiệp nhập đầy đủ các thông tin của người lao động cần đăng ký mã thuế, đồng thời hoàn thành các thông tin khác tờ khai yêu cầu. Sau khi điền chính xác thông tin, người đại diện ký tên và nộp hồ sơ đăng ký thuế. 

Bước 4: Nếu cần, chủ doanh nghiệp có thể tra cứu hồ sơ trong mục đăng ký thuế. Kết quả sẽ được trả về nếu người đại diện điền đúng và đầy đủ thông tin.

• Đăng ký MST cá nhân trên phần mềm HTKK

Với những người đã tải sẵn phần mềm HTKK, việc đăng ký mã số thuế cá nhân online trở nên vô cùng dễ dàng.

Bước 1: Người dùng đăng nhập vào phần mềm HTKK

Bước 2: Chủ doanh nghiệp vào mục “thuế thu nhập cá nhân” và chọn mẫu đăng ký 05-ĐK-TH-TCT.

Bước 3: Người đại diện nhập đầy đủ và chính xác thông tin cá nhân của người lao động. Sau khi điền xong, người dùng chọn “kiểm tra”, rồi chọn “Kiết xuất XML” để nộp hồ sơ.

Đăng ký mã số thuế cá nhân trực tiếp tại cơ quan thuế

• Hồ sơ đăng ký cấp mã số thuế

Các cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức Quốc tế, Lãnh sự quán hay Đại sứ quán tại Việt Nam cần chuẩn bị: tờ khai đăng ký mã thuế mẫu 05-ĐK-TCT, bản sao Thẻ căn cước công dân/ Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực (đối với người Việt Nam), bản sao Hộ chiếu (đối với người nước ngoài hoặc người Việt Nam sinh sống tại nước ngoài).

Các cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức trả từ nước ngoài cần chuẩn bị: Hồ sơ đăng ký thuế như trên và văn bản bổ nhiệm của Tổ chức chi trả thu nhập.

• Các bước đăng ký mã số thuế cá nhân trực tiếp tại cơ quan thuế

Bước 1: Cá nhân chuẩn bị và nộp hồ sơ tại những địa điểm như sau:

• Chi cục thuế khu vực 
• Cục thuế nơi địa chỉ thường trú (đối với người nước ngoài dùng viện trợ nhân đạo)
• Cục thuế quản lý nơi cá nhân làm việc (đối với người lao động tại các tổ chức Quốc tế, Đại sứ và Lãnh sự quán tại Việt Nam)
• Cục thuế khu vực (đối với người được nhận thu nhập từ nước ngoài)

Bước 2: Cơ quan thuế sẽ nhận hồ sơ và báo mã số thuế nếu người đăng ký điền thông tin đầy đủ và chính xác.

>>> Có thể bạn quan tâm: [Mẫu mới nhất] Hợp đồng thuê đất theo quy định của pháp luật

Một số câu hỏi thường gặp khi đăng ký mã số thuế cá nhân

• Với những người đã đổi chứng minh thư thành thẻ căn cước công dân, mã số thuế có cần được cập nhật không?

Người lao động có nghĩa vụ báo cáo cho tổ chức chi trả thu nhập hoặc tự cập nhật thông tin với cơ quan quản lý thuế. Cơ quan sử dụng lao động hoặc cá nhân sẽ nộp hồ sơ bao gồm mẫu 08-MST-Tờ khai điều chỉnh và bản sao thẻ căn cước trước 10 ngày kể từ khi thay đổi thông tin cá nhân.

• Có bắt buộc nộp file XML khi đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động không?

Theo hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân online, doanh nghiệp nên đăng ký trực tiếp trên website của Tổng cục Thuế (không bắt buộc nộp file XML) nếu có ít nhân viên, hoặc đăng ký trên phần mềm HTKK (phải nộp file XML) nếu có nhiều nhân viên.

Kết

Đăng ký mã số thuế cá nhân là một trong những yêu cầu bắt buộc của nhà nước với hầu hết người lao động. Các cá nhân cần tìm hiểu kĩ các thủ đăng ký mã thuế để quá trình diễn ra suôn sẻ nhất.

* Thông tin bài viết chỉ mang tính tổng hợp và tham khảo tại thời điểm chia sẻ. Để biết thêm chi tiết, quý khách vui lòng liên hệ tới các chuyên gia thuộc lĩnh vực để được tư vấn chi tiết nhất!